Toen ik over DocuSign schreef, zag ik hoe handig het was om een document te verzenden, een handtekening te vragen en de voortgang online te volgen. Ik stelde daarbij dat digitaal ondertekenen net zo rechtsgeldig was als pen op papier. Dat was te algemeen: de juridische beoordeling hangt af van de gebruikte methode en het soort document.
Wat zegt de Europese regel?
De vroegere Europese richtlijn die ik citeerde is vervangen door het eIDAS-kader. Volgens artikel 25 van de eIDAS-verordening mag een elektronische handtekening niet enkel wegens haar elektronische vorm als bewijs worden afgewezen. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft binnen de EU hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. Dat betekent niet dat elke klik of getekende afbeelding automatisch dezelfde zekerheid geeft.
Vraag bij een belangrijk document hoe de identiteit van de ondertekenaar wordt vastgesteld, welke informatie over het proces wordt bewaard en welke vorm de toepasselijke regels of overeenkomst vereisen. De juiste methode hangt af van het risico en het doel.
De praktische winst
Met een dienst zoals DocuSign kun je documenten digitaal aanbieden en de ondertekening organiseren. Dat kan post en heen-en-weer mailen besparen. Controleer wel de actuele productmogelijkheden en voorwaarden voordat je een proces inricht. De blijvende les uit mijn eerste artikel is dat gemak en bewijs samen moeten worden ontworpen: een snelle handtekening is pas waardevol als je later ook kunt aantonen wie waarvoor tekende.