In 2011 schreef ik over WiseStamp als manier om e-mails uit een browser van een uitgebreidere handtekening te voorzien. Mijn gedachte was dat een standaardblok met alleen naam en telefoonnummer weinig vertelt over wie je bent en hoe iemand je verder kan vinden. Met links naar een website of sociaal profiel kon die handtekening nuttiger worden.
WiseStamp bestaat nog, maar de oude browserplugin, ondersteunde webmaildiensten en automatisch wisselende sociale updates zijn geen betrouwbare beschrijving van het huidige product. Gebruik de actuele documentatie als je de tool wilt proberen. Je kunt ook beginnen met de handtekeningfunctie van je eigen mailprogramma.
Wat heeft de ontvanger nodig?
Een goede zakelijke handtekening beantwoordt drie eenvoudige vragen: wie schrijft, namens welke organisatie en hoe kan ik reageren of meer vinden? Naam, rol en een passend contactkanaal zijn vaak genoeg. Voeg een website of relevant profiel toe als het de ontvanger helpt. Een rij van alle sociale netwerken waarop je ooit een account maakte, maakt het juist moeilijker om te kiezen.
Let op de context. Een privébericht vraagt niet om dezelfde handtekening als een klantmail. Wie vanuit meerdere rollen mailt, kan aparte versies gebruiken. Controleer af en toe of links werken, functietitels kloppen en een afbeelding niet de hele boodschap overheerst. Ontvangers lezen mail ook op kleine schermen en met uiteenlopende instellingen.
Gebruik de handtekening niet als reclamebord
Een actie, quote of dynamische update onder elk bericht kan afleiden van het gesprek. Vraag je af of die toevoeging nuttig is voor de ontvanger van juist deze e-mail. Mijn oorspronkelijke enthousiasme voor allerlei automatische updates zou ik daarom temperen. Een handtekening slaagt wanneer ze contact makkelijker maakt, niet wanneer ze langer wordt dan de mail erboven.