Wie vaak facturen, artikelen of e-mails schrijft, gebruikt bepaalde zinnen telkens opnieuw. In november 2010 schreef ik over Texter: een programma waarin je een korte code invoert en automatisch een langere tekst terugkrijgt. Denk aan een standaardantwoord, een adres of een vaste uitleg. Het idee heet tekstexpansie en is nog steeds nuttig.
Maak de code herkenbaar
Een goede code is kort genoeg om tijd te besparen en ongewoon genoeg om niet per ongeluk in een gewone zin te verschijnen. Voor een begroeting kun je bijvoorbeeld een vaste afkorting met een teken gebruiken. Test de code in verschillende programma’s voordat je er belangrijke correspondentie mee verstuurt. Niet elke toepassing gaat op dezelfde manier om met automatische vervanging.
Bewaar alleen tekst die werkelijk vaak terugkomt. Een antwoord aan een klant vraagt meestal nog een persoonlijke controle: klopt de naam, de situatie en de toezegging? Tekstexpansie is goed voor het herhaalde deel, niet voor een volledig gesprek op de automatische piloot. Plaats ook geen wachtwoorden of andere geheimen in gemakkelijk op te roepen snippets.
Texter als historisch voorbeeld
De broncode van Texter staat nog online, maar de oorspronkelijke uitleg uit 2010 is geen actuele installatiehandleiding. De code laat zien dat het programma was ontworpen voor automatisch vervangende korte tekstcodes. Wie vandaag een tekstexpansietool kiest, moet zelf controleren of die wordt onderhouden, op het eigen besturingssysteem werkt en hoe opgeslagen snippets worden beveiligd.
De winst zit in kleine herhalingen. Een paar zorgvuldig gekozen afkortingen kunnen veel kopiëren en plakken vervangen, terwijl je de inhoud van elk bericht zelf blijft beoordelen.