Als ondernemer lijkt tijd soms vanzelf te verdwijnen tussen klantwerk, administratie en kleine vragen. In 2011 schreef ik over Toggl, dat met een timer bijhoudt hoe lang je aan iets werkt. Het nuttige aan zo’n registratie is niet alleen een urenstaat voor een factuur. Je ziet ook welke taken structureel meer tijd vragen dan je vooraf dacht.
Registreer met een doel
Begin met enkele duidelijke categorieën, bijvoorbeeld klantprojecten, acquisitie en administratie. Noteer per sessie een korte omschrijving. Maak het systeem niet zo gedetailleerd dat registreren zelf veel tijd kost. Kijk na een week welke categorieën je helpen beslissen en welke alleen ruis toevoegen.
Toggl Track beschrijft samenvattende rapporten waarmee je geregistreerde tijd per activiteit kunt bekijken. Daarmee kun je bijvoorbeeld een offerte vergelijken met werkelijk bestede uren. Zo’n vergelijking is pas bruikbaar als je de timer redelijk consequent gebruikt. Een rapport met gaten vertelt vooral dat je meetmethode nog aandacht nodig heeft.
Tijd is geen opbrengst
In mijn oude artikel schreef ik dat Toggl liet zien wat werk oplevert. Een timer meet in de eerste plaats tijd. Om iets over opbrengst of rendabiliteit te zeggen, moet je ook je tarieven, kosten en projectresultaat kennen. Veel uren kunnen passen bij een waardevol project, maar ook wijzen op een onduidelijke opdracht. Het cijfer vraagt uitleg.
Gebruik de gegevens daarom voor een concreet besluit: pas een planning aan, bespreek de scope met een klant of reserveer meer ruimte voor werk dat telkens wordt onderschat. Tijdregistratie is het nuttigst wanneer ze je helpt beter te kiezen, niet wanneer elk kwartier alleen maar een score wordt.