In november 2017 keek ik opnieuw naar mijn inbox. Volgens de meting die ik toen met Gmail Meter maakte, ontving ik na vier maanden 261 mails in plaats van 635: 59 procent minder. Dat was mijn eigen situatie op dat moment. Het is geen resultaat dat iemand anders door dezelfde stappen kan verwachten, maar het laat zien hoeveel berichten zonder echte waarde in een inbox kunnen belanden.
Begin bij meldingen
Ik schakelde e-mailnotificaties van gebruikte diensten uit waar ik ze niet nodig had. Niet elk bericht kan of moet verdwijnen: beveiligingswaarschuwingen, facturen en berichten van klanten verdienen een andere behandeling dan een melding over elke kleine activiteit. Kijk daarom per afzender wat de functie van het bericht is. Als je een dienst toch op vaste momenten controleert, hoeft die mogelijk niet ook voor iedere gebeurtenis te mailen.
Daarnaast schreef ik me uit van lijsten die ik niet meer las. Dat was geen oordeel dat nieuwsbrieven nutteloos zijn. Een goede mailing kan waardevol zijn; de vraag is of deze mailing op dit moment iets bijdraagt aan jouw werk of leven. Bewaar alleen wat je werkelijk wilt ontvangen.
Filters zonder belangrijke mail te verliezen
Voor sommige terugkerende berichten gebruikte ik filters in Gmail. Een filter kan automatisch labelen of archiveren, zodat informatie bereikbaar blijft zonder telkens aandacht te vragen. Mijn oude voorbeeld van een factuurmelding die rechtstreeks in de prullenbak ging, is geen algemeen verstandig recept: financiële stukken kunnen later nodig zijn. Test een nieuw filter daarom eerst op een kleine set berichten en controleer waar ze terechtkomen.
Ik verplaatste destijds ook meldingen van mijn startups naar Slack. Dat paste toen bij mijn werkwijze; het is geen aanwijzing dat ik dat nu nog zo doe of dat iedereen een extra app nodig heeft. De blijvende les uit mijn meting is dat minder e-mail meestal begint met bewust kiezen welke meldingen toegang tot je aandacht krijgen.