In mei 2011 schreef ik over Greplin. Het voorstel was verleidelijk: geef een zoekdienst toegang tot verschillende accounts en vind e-mails, documenten en notities vanuit één zoekvak terug. Wie steeds meer diensten gebruikte, verloor anders tijd met bedenken waar iets ook alweer stond.
Het probleem achter het product
De toenmalige opsomming van Gmail, Evernote, Facebook, Twitter, Google Docs en Dropbox beschrijft de situatie van 2011. Dit artikel is geen huidige aanbeveling om die accounts aan Greplin te koppelen. Het zelfstandige idee is informatie vinden zonder eerst de opslagplaats te kennen. Dat is vooral nuttig wanneer een project over meerdere diensten verspreid is.
Zoeken over accounts heen kan echter alleen wanneer de zoekfunctie de gegevens mag lezen of indexeren. Daarmee verplaats je een deel van de controle naar een extra partij. Vraag dus voordat je zo’n dienst gebruikt welke accounts toegang krijgen, welke rechten precies worden verleend, of de dienst kopieën bewaart en hoe je de toegang weer intrekt. Een handige zoekbalk is niet altijd de kortste weg als de gegevens gevoelig zijn.
Begin bij je eigen ordening
Een centrale zoekfunctie kan helpen, maar een heldere afspraak over waar documenten en gesprekken horen voorkomt veel zoekwerk. Gebruik bijvoorbeeld voor een project één vaste plek voor beslissingen en bestanden. Houd bestandsnamen herkenbaar en archiveer versies die je niet meer nodig hebt. Dan hoef je ook minder vaak overal tegelijk te zoeken.
Greplin was in 2011 een antwoord op de groeiende hoeveelheid online accounts. De vraag uit het oorspronkelijke artikel blijft actueel: hoe vind je verspreide informatie terug zonder het overzicht of de controle over je gegevens kwijt te raken?