En mayo de 2011 escribí sobre Greplin. Su propuesta resultaba atractiva: dar a un buscador acceso a varias cuentas y encontrar correos, documentos y notas desde un solo campo. Cuantos más servicios usabas, más tiempo perdías intentando recordar dónde habías guardado algo.
El problema detrás del producto
La lista original de Gmail, Evernote, Facebook, Twitter, Google Docs y Dropbox describe la situación de 2011. Este artículo no recomienda conectar hoy esas cuentas a Greplin. La idea independiente es encontrar información sin saber de antemano dónde está guardada. Puede ser útil si un proyecto está repartido entre servicios.
La búsqueda entre cuentas solo funciona si el buscador puede leer o indexar tus datos. Parte del control pasa entonces a un tercero. Antes de utilizar un servicio así, pregunta a qué cuentas accede, qué permisos recibe, si conserva copias y cómo revocar el acceso. Un buscador cómodo quizá no sea la mejor elección para material sensible.
Empieza por tu propia organización
La búsqueda central puede ayudar, pero un acuerdo claro sobre dónde van documentos y conversaciones evita muchas búsquedas. Guarda decisiones y archivos de un proyecto en un lugar acordado, usa nombres reconocibles y archiva versiones que ya no necesitas. Así habrá menos motivos para buscar en todas partes a la vez.
Greplin fue una respuesta de 2011 al crecimiento de las cuentas en línea. La pregunta original sigue vigente: ¿cómo encontrar información dispersa sin perder la visión de conjunto ni el control de los datos?