Wanneer je op meer dan één computer werkt, wil je niet telkens raden waar de nieuwste versie van een bestand staat. Daarom schreef ik ooit over Syncplicity. Je koos welke bestanden of mappen moesten worden bijgewerkt; daarna gebeurde het synchroniseren grotendeels vanzelf. Destijds vergeleek ik vooral opslagruimte en maandprijzen. Die getallen zijn geen bruikbaar aankoopadvies meer.
Wat moet gelijk blijven?
Begin met een lijst van bestanden die je op meerdere apparaten nodig hebt. Niet elke map hoeft in de cloud. Sommige documenten zijn alleen voor jezelf, andere voor een team. Dat verschil bepaalt wie ze mag bekijken, veranderen of verder delen. Wanneer twee mensen tegelijk aan hetzelfde bestand werken, moet ook duidelijk zijn hoe je versieconflicten herstelt.
Syncplicity heeft zich in zijn huidige documentatie sterk op zakelijke samenwerking gericht. Daar staat onder meer dat je mappen kunt synchroniseren en eerdere versies kunt beheren. De precieze functies hangen van de editie af. Dat is een nuttiger vergelijkingspunt dan de oude belofte van een paar gigabyte gratis ruimte.
Test een echte werksituatie
Maak een testmap, wijzig een bestand op twee apparaten en kijk wat er gebeurt. Controleer ook of iemand zonder toegang het bestand werkelijk niet kan openen. Automatische synchronisatie is pas prettig als je de uitzonderingen begrijpt: offline wijzigingen, verwijderde bestanden en gedeelde links. Zo voorkom je dat gemak ten koste gaat van overzicht.