Voor Casami zochten we een plek voor taken, contacten en actiepunten die we vanaf verschillende locaties konden gebruiken. We kwamen bij Trello uit en waren er tevreden over. Ik beschreef het als een online whiteboard: borden met kaarten die je kunt verplaatsen en aanvullen.
Maak werk zichtbaar
Een eenvoudig bord kan beginnen met drie lijsten: nog te doen, bezig en klaar. Zet één uitvoerbare taak op iedere kaart. Geef de kaart een eigenaar en, als het helpt, een datum. Wanneer het werk verandert, verplaats je de kaart. Zo ziet het team snel wat vastloopt en wat is afgerond.
De waarde zit niet in het aantal borden. Als taken op verschillende plekken staan of iedere kaart een lange discussie wordt, verdwijnt het overzicht. Spreek af welke informatie op een kaart hoort en wanneer je het bord bijwerkt. Gebruik het als gezamenlijk geheugen, niet als verzameling losse notificaties.
Controleer de huidige mogelijkheden
Trello beschrijft nog steeds borden, lijsten en kaarten als basis. Het ondersteunt ook datums en samenwerking, maar pakketten en specifieke mogelijkheden veranderen. De oude bespreking van het freemiummodel en een bepaald betaald abonnement uit mijn eerste artikel moet je daarom niet als koopadvies lezen. Begin met een echt project en kijk of het bord de volgende actie duidelijker maakt.