E-mail kan een dag in kleine stukken hakken. Een melding nodigt uit om het bericht even te lezen, waarna je vaak teruggaat naar je taak. Later open je hetzelfde bericht nog eens om daadwerkelijk te antwoorden. In mijn oorspronkelijke artikel noemde ik dat dubbel werk en stelde ik een e-maildieet voor.
Maak een afspraak met je inbox
Ik plande destijds drie kwartieren in totaal: om tien uur, twee uur en zes uur een kwartier. Tijdens zo'n blok las ik berichten en beantwoordde ik ze waar mogelijk meteen. Tussen die momenten bleef de inbox dicht. Het schema was geen universele norm; het was een manier om mijn aandacht weer bij het werk te houden.
Wie snel bereikbaar moet zijn, kan andere tijden of een afgesproken kanaal voor spoed kiezen. Het gaat erom dat niet ieder gewoon bericht dezelfde onmiddellijke aandacht krijgt als een noodgeval. Spreek met collega's of klanten af wat zij van je kunnen verwachten, zodat een rustig e-mailritme niet voelt als onbereikbaarheid.
Neem je telefoon mee in het plan
Een gesloten browser helpt weinig wanneer je telefoon alsnog voor ieder bericht trilt. Zet pushmeldingen uit of kies welke afzenders echt een melding verdienen. Kijk daarna of je tijdens de geplande blokken ook een beslissing neemt: beantwoorden, bewaren als taak of weggooien. Een e-maildieet betekent niet minder zorgvuldig werken; het betekent dat je aandacht op een bewust gekozen moment naar de inbox gaat.