In 2011 gebruikte ik Gmail als centrale plek voor de e-mail van verschillende internetprojecten. Berichten van meerdere domeinen liet ik doorsturen naar één inbox, en vanuit Gmail kon ik antwoorden met het adres waarop de klant mij had geschreven. Dat scheelde schakelen tussen losse mailboxen.
De oude configuratie is niet meer zonder voorbehoud aan te raden. Google heeft aangekondigd dat Gmail vanaf januari 2027 niet meer namens externe, niet-Google-adressen kan verzenden. Ook Gmailify en het ophalen van externe mail via POP op het web stoppen dan. Nieuwe instellingen kunnen al eerder beperkt worden. Automatisch doorsturen vanaf een andere provider naar Gmail blijft volgens Google mogelijk, maar dat herstelt de verdwenen verzendfunctie niet.
Ontvangen en verzenden zijn twee keuzes
Je kunt berichten laten doorsturen naar één inbox om ze daar te lezen. Controleer dan waar het origineel wordt bewaard, of spamfilters geen belangrijke post tegenhouden en of antwoorden vanaf het juiste zakelijke adres vertrekken. Test met een eigen tweede adres voordat je klanten naar een nieuwe werkwijze verwijst.
Voor meerdere externe accounts noemt Google onder meer de eigen webomgeving van de provider, een desktopprogramma met IMAP/SMTP of de Gmail-app op mobiel als alternatieven. Voor Google Workspace-adressen en Google-hosted aliassen blijven andere mogelijkheden bestaan. Welke oplossing past, hangt af van je domeinen, apparatuur, beveiliging en de vraag of je alles echt in één webinbox moet beheren.
Maak de overgang beheersbaar
Breng eerst alle gebruikte adressen in kaart. Noteer per adres waar nieuwe mail aankomt, vanaf welk adres je antwoordt en wie toegang nodig heeft. Controleer daarna de actuele instellingen bij beide providers. Vertrouw niet op mijn schermafbeeldingen of menu's uit 2011: die horen bij een andere Gmail-periode.
De blijvende les van het artikel is dat centrale verwerking tijd kan besparen. De beste technische route moet je nu opnieuw kiezen, juist omdat ontvangen en verzenden bij Gmail niet langer dezelfde mogelijkheden hebben.