Een ingewikkeld proces uitleggen met alleen tekst lukt niet altijd. Een schema kan laten zien welke stap op welke volgt, wie een beslissing neemt en waar een route terugloopt. Ik schreef ooit over Gliffy omdat je daarmee zonder zware ontwerpprogramma's vormen, pijlen en tekst op een vlak kon zetten.
Teken eerst de vraag
Begin niet met mooie kleuren. Schrijf op wat de lezer na het bekijken moet begrijpen. Voor een bestelproces kunnen dat bijvoorbeeld de keuze van de klant, betaling, verzending en een uitzondering bij een verkeerd adres zijn. Zet daarna alleen de nodige stappen in het diagram. Een pijl moet duidelijk maken wat er gebeurt; een wirwar van lijnen geeft het oorspronkelijke probleem slechts een andere vorm.
Laat iemand die het proces niet kent hardop vertellen wat hij in het schema ziet. Als hij struikelt over een afkorting of een verbinding niet begrijpt, pas je die aan. Dat is meestal waardevoller dan nog een icoon toevoegen.
De huidige Gliffy-opties
Gliffy meldt dat nieuwe accounts voor zijn losse online diagramtool niet meer mogelijk zijn. Bestaande gebruikers kunnen ermee blijven werken; de aanbieder verwijst nieuwe gebruikers naar de versie binnen Confluence. De vroegere gratis proefperiode en prijs uit mijn artikel zijn dus geen actuele route. De blijvende les is om eerst een begrijpelijk schema te maken en pas daarna een tool te kiezen die je kunt blijven gebruiken en waaruit je je werk kunt exporteren.